HR gjør lederne dårlige ved å frata dem ansvaret

Under HR Norge-konferansen «Sykefravær og arbeidsmiljø» snakket Veidekke om hvordan de har klart å redusere sykefraværet sitt.

Løsningen var å involvere alle medarbeiderne i planleggingen av nye prosjekter og skape en åpenhetskultur.

• LES OGSÅ: Da Posten sjekket, fant de ansatte som hadde hatt 70 sykefraværsdager hvert år siden 2007

– Involvering er en bærebjelke i vår kultur. Det er både en holdning og en arbeidsform. Vi tror at mennesker vil, kan og har kompetanse til å ta mer ansvar og gjøre nye ting. Det påvirker hvordan vi legger opp arbeidsmetodikken vår, sier Anne Thorbjørnsen, konserndirektør HR og HMS i Veidekke.

I dag ligger sykefraværet i Norge på rundt 5,9 prosent. Innen bygg og anlegg er det 4,7 prosent og i Veidekke er det 3,8 prosent.

– Fraværet varierer mellom 3,5 prosent og 4,5 prosent og målet er at det skal ligge på 4 prosent, sier Kjell Aage Sørensen, leder av bedriftshelsetjenesten i Veidekke.

Ansatte bestemmer selv

Den største årsaken til sykefravær blant de 3700 ansatte i Veidekke er muskel- og skjelettplager. Nummer to er psykiske lidelser.

For å forebygge, jobber de med såkalt «involverende planlegging».

– Vi deler opp planleggingen av nye prosjekter i ulike faser for å involvere alle. Dette handler om å identifisere barrierer, tilrettelegge og sørge for at ting er klart når arbeidsoppgaven skal gjennomføres, forklarer Thorbjørnsen.

• LES OGSÅ: Utbrenthet rammer de mest engasjerte

Dette starter hos prosjektleder og går ned til hver enkelt ansatt som er involvert. Deretter bestemmer de ulike teamene, for eksempel tømrer-teamet, hvordan de skal løse ukens aktiviteter.

– De gjør en vurdering om de må jobbe overtid for å gjennomføre oppgaven. Det er stor grad av autonomi, noe vi vet og tror forebygger sykefravær, sier hun.

Helse, miljø og sikkerhet er vesentlig viktig i denne planleggingsstrukturen.

– Vi jobber i en veldig farlig bransje og må derfor sørge for at vi ivaretar folkene våre hver eneste dag på jobb.

Dette gjør Veidekke for å forebygge fravær:

• Involverende planlegging

• Riktig material- og utstyrsvalg

• Ergonomiske vernerunder

• Opplæring i sykefraværsoppfølging, konflikthåndtering og stressmestring

• Helsedager for læringer

Overtar ansvaret

Thorbjørnsen understreker at selv om selskapet har klart å redusere arbeidsledigheten fra 6 prosent til 3,8 i løpet av de siste årene, har de fremdeles en rekke utfordringer.

– Utfordringen til HR er at vi ofte tar fra lederne ansvaret. Det må vi ikke gjøre. Vi skal hjelpe dem, støtte dem og sitte ved siden av dem i vanskelige samtaler. Men vi skal aldri ta over ansvaret, fordi da gjør vi dem til dårligere ledere. Det er ikke jobben vår, sier hun.

• LES OGSÅ: HR-leder mener Norges velferdsmodell mislykkes om ikke flere kommer i jobb

Som alle andre selskaper opplever også Veidekke situasjoner som er uakseptable.

– Det er en mannsdominert bransje, og tonen ute på arbeidsplassene kan noen ganger bli litt røff. Det er ikke alltid kvinnene syns det er et greit arbeidsmiljø å være en del av.

Dette er noe selskapet har satt på agendaen.

– Det kan også slå tilbake på mennene hvor for eksempel det å ta ut pappapermisjon blir sett på som noe negativt. Slike situasjoner kan føre til fravær, sier hun.

Sykemeldt over lengre tid

Hun beskriver også at de har utfordringer med å tilrettelegge for sykemeldte over lengre perioder.

– Korte perioder går veldig greit, men når fraværet går over lang tid, er det krevende.

Hun forklarer at man tidligere hadde lettere for å konvertere fagarbeidere med lang fartstid til ledere. Slik er det ikke i dag. Den som før kanskje ble leder etter en skade, blir i dag bare langtidssykemeldt.

Her tror hun det å hjelpe ledere og medarbeidere til å ta pauser i blant er kjempeviktig.

For ofte går lederne rett fra prosjekt til prosjekt og ender opp med å bli utbrente.

– Tydelighet, rolleavklaring og tilbakemeldinger på prestasjon til ferske ledere er noe vi har potensiale til å gjøre bedre. Her skårer vi for lavt.

• LES OGSÅ: Store kjønnsforskjeller i sykefravær

Også arbeidstidsordninger kan skape hodebry for oppfølging av sykefravær. Noen av Veidekkes medarbeidere jobber to uker på og har en uke fri.

– Hvis de blir syke i en overgangsperiode kan det noen ganger være utfordrende å fange dem opp slik at de får den oppfølgingen de trenger. Dette er rutiner vi terper på hele tiden.

Thorbjørnsen tror aldri selskapet vil bli ferdig med å forebygge sykefravær.

– Det er en bransje med høyt tempo og lave marginer. Vi må prestere hver eneste dag, og vi trenger hver eneste person på jobb hver dag, sier hun.

Bygge åpenhetskultur

Kulturen er fundamentet for hvordan Veidekke jobber med arbeidsmiljø. Deres kultur handler om det å se hele mennesket, ha tro på folk og gi folk ansvar.

– Vi er opptatte av å ha jevnlige møter med de tillitsvalgte, være tydelige, åpne og ærlige på hvor vi er og hvor vi skal. Ofte er vi ganske enige med tillitsvalgte. Det som skiller oss, er at vi syns ting går litt for tregt.

En viktig del av dette er hvordan selskapet setter sammen teamene sine.

• LES OGSÅ: Sykenærvær er dyrere enn sykefravær

– Alle medarbeiderne har en unik kompetanse, og det er viktig at de kommer på jobb hver dag. Det betyr noe for oss om en ansatt ikke kommer på jobb. Det er viktig at de ansatte forstår hvor avhengig de er av hverandre i teamene, sier HR-sjefen.

Hun forklarer at åpenhetskultur går ut på å kunne si de linjelederen sin «i dag har jeg litt vondt i skulderen, kan jeg gjøre noe annet i dag?».

– Å jobbe over lengre tid sammen skaper en åpenhetskultur, toleranse og forståelse for at det er noen dager man ikke er 100 prosent, men vi kan likevel komme på jobben og gjøre en god jobb.

Thorbjørnsen forklarer at dette var lettere sagt enn gjort i starten, men det har vært noe selskapet har satt seg et mål om og jobbet mot.

– Vi tilrettelegger for fleksibilitet som folk trenger. Det sprer seg som ild i tørt gress i hele organisasjonen. Spør og lytt hva som er viktig for de ansatte og behandle dem med verdighet og respekt.

Her er hennes læringspunkter etter å ha jobbet med sykefravær i flere år:

• Involver de som skal gjøre jobben tidlig. Dette skaper forutsigbarhet og arbeidsglede.

• Vær villig til å investere tid og penger. Det koster, men du får igjen mye.

• Tydelig lederansvar med rutiner og opplæring. Hva lederens oppgave og hva er HR sin oppgave. Konkret og detaljert som mulig.

• Vær tett på tidlig – systematikk – hvem gjør hva. Tørre å spørre og ha omsorg. Spør om medarbeiderne har det bra. Bry deg!

• Det tar tid å bygge en åpenhetskultur. Vær tålmodig.

Slik følger du opp

Leder av bedriftshelsetjenesten i Veidekke, Kjell Aage Sørensen, forteller at det viktigste for å unngå sykefravær er å forebygge.

Hvis sykefraværet er et faktum, er det nødvendig å følge opp.

– La folk bli hørt og skap en kultur hvor det er lov å si ifra. Det er en smart bedriftskultur. Vi ser at arbeidere fra Øst-Europa ikke tør å si ifra etter at lederen har bestemt seg – uansett om det kommer til å gå galt eller ikke. De gjør som de har fått beskjed om. Men i Norge er det heldigvis kultur for å si ifra.

• LES OGSÅ: Høyere sykefravær i åpent kontorlandskap

Fordi mange ansatte sliter med muskel- og skjelettplager, har Veidekke fått på plass et eget ergonomisk verneombud for å passe på hvordan man kan forebygge dette.

Bedriftshelsetjenesten holder også kurs for ledere på alle nivå i konfliktforebygging og stressmestring.

– Det er mye konflikter og folk vil gjerne forebygge dem. Det er ikke bare internt, men også eksternt.

Altfor mye ansvar

I Veidekke er det mange unge mennesker som stiger raskt i gradene. De er ambisiøse og vil vise at de kan det de driver med, tar på seg mange oppgaver og leder plutselig prosjekter til en prislapp på 500 millioner kroner.

– Hvis de ikke har erfaringen og ikke spør noen, vil det ikke gå bra til slutt. Da hender det at folk går på veggen og inn i en stor depresjon. Dette setter dem ut av spill lenge, forklarer Sørensen.

• LES OGSÅ: Menn taper mest lønn etter sykefravær

Nettopp derfor har Veidekke satt av to helsedager til alle nye læringer. Den ene dagen møter de blant annet toppidrettsutøvere på Olympiatoppens helseavdeling som forteller hvordan det er å jobbe tungt med kroppen – noe lærlinger også vil komme til å gjøre.

– Da må de vite hva de skal gjøre når de begynner å få litt vondt i skulderen. Bestemor ville kanskje sagt at man skal slappe av i en uke – men det hjelper jo ikke for de fleste av oss. Man må legge til rette arbeidet på en annen måte.

– Vi lærer også lærlingene, som oftest gutter i 19-årsalderen, å spise riktig og viktigheten av nok søvn. Man kan ikke lenger leve på skolebrød og brus og la være spille dataspill hele natten, sier han.

Still disse spørsmålene

En viktig avklaring dersom en ansatt skulle bli sykemeldt, er å spørre vedkommende om sykefraværet skyldes jobben.

– Er svaret ja, er det sjefens ansvar å gjøre noe med det. I Veidekke har vi også anonyme avviksmelding på sykefravær slik at man får satt ord på at det er arbeidsrelaterte problemstillinger til sykefravær.

Neste spørsmål å stille er hvordan arbeidsgiver kan tilrettelegge. Når det er snakk om korttidssykefravær er det fort for at dette spørsmålet kan glippe.

• LES OGSÅ: Store forskjeller i varighet på sykefravær

– Man må snakke sammen hver fjerde dag og stille de samme spørsmålene. Å foreslå tilrettelegging kan være en god ide. Da må man kartlegge muligheter, tiltak og tilrettelegge for behandling.

Dersom ventelistene for en nødvendig behandling er lange, anbefaler Sørensen å snakke med bedriftshelsetjenesten.

– De kjenner de som vokter ventelistene. Av og til hender det at man får raskere behandling.

Veidekke har også avtaler som gjør at de får tilgang til et lavterskeltilbud om psykolog for ansatte i løpet av to uker.

– Det er helt umulig å få psykologtime ellers i norsk helsevesen. I hvertfall i løpet av kort tid. Vi har også en avtale med Olympiatoppen om utgreiing av muskel- og skjelettskader.

Samarbeid på tvers

I interne undersøkelser skårer Veidekke høyt på trivsel, engasjement og på spørsmålet om du ville anbefalt Veidekke til en venn.

– Gode arbeidskollegaer, godt arbeidsmiljø og interessante og utfordrende arbeidsoppgaver er de viktigste faktorene for at ansatte skal trives. Her er samarbeidet mellom linjeledelse, HR og bedriftshelsetjenesten er kjempeviktig, sier Sørensen.

• LES OGSÅ: Vi vil ha lavere sykefravær. Hvordan kan vi være sikre på at nyansatte har god nok helse?

– Bedriftshelsetjenesten har medisinsk taushetsplikt. Det betyr at det kan være et fint første stoppested dersom man vil snakke om eventuelle psykiske lidelser før man tar det opp med nærmeste leder, sier han.