Slik takler du tredje runde med nedstenging med løftet hode

Omikron-varianten snudde opp ned på det som skulle bli Norges farvel til pandemien. Nå ser det ut til at flere vil bli smittet enn noen gang før, og folk må tilbake på hjemmekontoret.

Linda Berg-Heggelund er leder i Mental Helse, en medlemsorganisasjon for mennesker med psykiske lidelser, helseproblemer, pårørende og andre. Selv har hun bakgrunn fra psykiatrien og barnevernet og har jobbet med mennesker store deler av yrkeskarrièren.

– Jeg tenker det er kjempeviktig at arbeidsgivere tar tak i situasjonen nå. Den tredje nedstengingen på under to år er en tøff påkjenning for det fleste. Som leder vil man nok kjenne på at man slipper opp for tiltak og energi, sier hun.

Forskjellen fra tidligere er at dette har vi gjort før. Denne gangen vet mange ledere mye om hva som fungerte og ikke.

Berg-Heggelund peker på at ledere må følge nærmeste ansatte tett når den vanlige rytmen igjen erstattes av digitale møter og praten rundt kaffemaskinen blir til digitale kaffetreff. Selv byttet hun ut den daglige morgenkaffen med medarbeidere med den litt mindre trivelige digitale varianten denne uken.

– Nå blir det viktig å se på arbeidsoppgavene og identifisere hva som kan gjøres på en litt annen måte. Jeg ville satt opp en liste over hva som haster mest og så hjelpe hver enkelt med å gå igjennom hva man skal gjøre fremover, sier hun.

Feedback har vist seg å være en av tingene som blir vanskeligere når folk sitter på hjemmekontor.

– Hver leder må ta for seg sjekklisten og snakke med sine folk om hva som er viktige frister og hva man kan ta om en stund, sier Berg-Heggelund.

Hun mener situasjonen krever at man prioriterer det sosiale miljøet litt høyere nå.

– Når ansatte står i utsatte situasjoner over tid, så vil det kunne føre til utbrenthet og motløshet, og kanskje noen opplever at de ikke får bidratt slik de ønsker. Da er det så viktig å holde på de sosiale rutinene i hverdagen så langt som det er mulig, sier hun.

Ut av hjemmekontoret

I likhet med mange andre ledere har hun erfart at det kan være krevende å komme seg ut av hjemmekontoret. Mens man før fartet rundt, kanskje tok en kaffe utenfor lokalene eller handlet inn til lunsj, var det mange som ble sittende hjemme under nedstengningene.

– Jeg mener det blir en viktig lederoppgave å oppfordre medarbeidere til å komme seg ut litt nå fremover. Kanskje bør de ta lunsjen på kafé eller gjennomføre en fysisk aktivitet, sier hun.

Hun er klar på det hviler et betydelig ansvar på ledere nå. Kanskje er det mange ansatte som allerede har kjent på utbrenthet etter nesten to år med pandemi, ikke alle har hatt hjemmekontor, og i helsevesenet ringes mange ned for å ta ekstravakter.

– Jeg vil oppfordre alle ansatte til å snakke med sin nærmeste leder før de eventuelt melder inn at de er utbrente og trenger pause. Enkelte føler nok at det er vanskelig å ta opp disse tingene, sier hun.

Utbrente medarbeidere har gjerne gått lenge uten å gjøre nødvendige justeringer.

– Ledere må være tettere på nå. Kanskje har man ansatte som håndterer dette greit, kanskje ikke og da smeller det plutselig. Det er gjerne de med det høyeste tempoet og som tilsynelatende har god kontroll som har vanskeligst for å si fra. Det viktigste man kan gjøre som leder er å ta en prat med hver enkelt.

I slike samtaler er det ifølge henne de enkle og åpne spørsmålene som gjerne fungerer best. Hva trenger du nå? Hvilken oppfølgning er du komfortabel med? Blir du stresset av at jeg ringer? Så bør man lage planer for hvert enkelt basert på svarene.

Idémøter og personalmøter er andre passende arenaer for å ta en kort runde om hvordan folk har det på hjemmekontoret.

– Hvis noen sier at de ikke har det noe særlig, så åpner det for at man senere kan forteller noe mer, sier hun.

En annen erfaring fra de forrige rundene med hjemmekontor var at mange stortrivdes med det. Berg-Heggelund mener det er viktig å identifisere disse også.

– Det er viktig å hjelpe de ansatte med å sette grenser. Jeg merket selv under forrige runde med hjemmekontor at man var på jobb 24 timer i døgnet. Samtidig er det viktig å markere et skille mellom når man er på jobb og ikke. Har man ikke disse naturlige miljøskiftene som fysisk oppmøte innebærer, så blir det vanskelig å regulere, sier hun.

Resultatet kan bli at mange jobber for mye og øker sjansen for å bli utbrent på sikt.

Tiltak som fungerer

I en artikkel i Wall Street Journal sier professor Erin Kelly ved MIT Sloan School of Management og forfatter av boken Overload: How Good Jobs Went Bad and What We Can Do About it at folk kjenner på utbrenthet i de fleste bransjer og industrier fordi de har blitt bedt om å gjøre noe som ofte føles urealistisk. Når mengden med oppgaver øker mens resurssene til å gjennomføre dem reduseres, sier det seg selv at situasjonen ikke er bærekraftig i lengden.

I hennes forskning, som ble utført på et «overarbeidet» amerikansk IT-selskap i tiden før korona, var det ett tiltak som klart skilte seg ut fra de andre, hun kaller det «team intervention» eller at laget via lederen bryter inn og viser at de bryr seg om medlemmene. Medarbeidere som hadde ledere som var trente i å rutinemessig sjekke hvordan det stod til med dem, hadde signifikant lavere sjanse til å bli utbrente enn kontrollgruppen, ifølge Kelly. Disse medarbeiderne hadde også 40 prosent lavere sannsynlighet for å slutte.

Et annet tiltak fra forskningen som fungerte nokså bra, var egne møter hvor folk fikk snakke om hva som stresset dem og hvor teamet sammen forsøkte å fjerne disse problemene, som for eksempel for mange møter på kalenderen.

Felles skidag alene

Berg-Heggelund har selv tatt flere grep som nå kan bli aktuelle igjen.

– Vi har arrangert felles skidag hvor folk fikk fri i 3-4 timer for å ta seg en skitur på egenhånd, og så delte vi bilder av det i ettertid. Vi har også hatt gå- og løpekonkurranser hvor lag har kjempet om å gjennomføre flest mulig skritt. Det har handlet om lagbygging.

Hun forteller at de ellers gjennomført frokostmøter med bestilt inn frokost til alle ansatte rundt omkring på hjemmekontorene som ble spist sammen over skjerm. Karneval med morsomme hatter og quiz ble det også tid til.