Skal du ansette noen? Slik sjekker du referansene

­Å ansette medarbeidere er noe av det viktigste ledere gjør. Et rekrutteringsløp starter gjerne med behovsanalyse og utlysing av stillingen og fortsetter med søk etter kandidater, ulike former for testing av jobbsøkere, intervjuer og referansesjekk. Referansesjekk gjøres bare for finaleheatet; det vil si de to-tre kandidatene som faktisk er aktuelle for jobben.

Noen gjør referansesjekk digitalt, mens den tradisjonelle fremgangsmåten er at man ringer flere personer som har jobbet sammen med jobbsøkeren. Selv om andre deler av rekrutteringsprosessen veier tyngre, så kan likevel referanseintervjuet bli tungen på vektskålen; det som avgjør om kandidaten får jobben eller ikke.

– I referanseintervjuene kan man få bekreftet eller avkreftet det inntrykket man sitter med på bakgrunn av de utvalgsmetodene man har benyttet tidligere i rekrutteringsprosessen. Det kan også komme frem nye opplysninger, sier Ole I. Iversen, førsteamanuensis ved Handelshøyskolen BI og ekspert på rekruttering.

Hva er tidligere arbeidsgivere og kollegaers inntrykk av kandidatens jobbprestasjon og - adferd? Sitter referansene på negativ informasjon som kandidaten ikke har fortalt noe om? Hvordan kommer søkerens personlighet til uttrykk på jobben?

• 12 spørsmål til referansene - her finner du spørsmål du kan stille i referanseintervjuene. Husk at det du spør om skal være relevant for den jobben det er snakk om.

CV-sjekk

Iversen har lang praktisk erfaring med å rekruttere, og var tidligere partner i rekrutteringsselskapet Assessit. På BI underviser han i rekruttering og intervjuteknikk, og han har skrevet flere lærebøker. Den siste heter «Rekrutterings- og intervjuteknikk».

Iversen anbefaler å forberede referanseintervjuene godt, og å starte intervjuene med å få bekreftet ansettelsesforholdet jobbsøkeren har oppgitt. Hvor lenge har vedkommende jobbet der, og har søkeren hatt det ansvaret som han eller hun forteller om.

– Du kan bruke referanseintervjuet til å sjekke at CV-en faktisk stemmer og du kan bruke det til å få avklart ting du lurer på, sier Iversen, og bruker følgende eksempel:

Hvis søkeren Pia har fått lav score på ’samvittighetsfull’ i en personlighetstest, men i intervjuet har sagt at det hun er veldig samvittighetsfull, kan du bruke referanseintervjuet til å prøve å finne ut mer. Hvis Kristian har scoret lavt på ’behersket’, kan du forsøke å finne ut om han ofte blir sint på jobben.

De gode spørsmålene

For å få best mulig svar, er Iversens råd å stille konkrete spørsmål. Tipset er å spørre om adferd det er mulig å observere.

– Hvis du stiller generelle spørsmål av typen ’hvordan var det å jobbe sammen med Pia’, så får du generelle svar av typen ’jo, det var greit, det, hun var flink, hun’, sier Iversen.

– Hvis du stiller konkrete spørsmål av typen ’overholdt Pia tidsfrister?’ og ’sluttførte hun oppgaver’? , så er min erfaring at folk sjelden lyver. Men vi spør ikke om Pia var samvittighetsfull, for da svarer referansegiveren med sin egen oppfatning og tolkning. Det er bedre å spørre om observerbare forhold. Da blir det opp til deg selv å tolke svarene.

Et annet spørsmål det er vanlig å stille, er om kandidaten har vært involvert i noen konflikter, og hvordan disse eventuelt ble håndtert.

– Konflikter har mange sider, og det er vanskelig å vite hvem som har forårsaket hva. Så det mest interessante er hvordan konflikten ble håndtert. Det er lov å være uenig og kritisk, men når en avgjørelse er tatt så ønsker man at folk skal følge opp den avgjørelsen.

– De lyver sjelden

Studier viser at referanseintervjuer har lav prediksjonsverdi, men Ole I. Iversens erfaring er at referanseintervjuene er nyttige. Han sier at forskningen i stor grad er basert på amerikanske undersøkelser.

– Vi vet at i USA og en del andre land så er det å snakke negativt om andre risikosport, så det gjør man ikke. Min hypotese er at referanseintervjuer i en norsk setting litt mer troverdige og pålitelige enn de tallene vi ser undersøkelsene.

– Erfaringen min er at referansene sjelden lyver, men at de ikke alltid de forteller alt de vet.

Vanlig praksis er at kandidaten leverer en liste med navn mot slutten av prosessen. Hvis det bare er tidligere ledere på den listen, pleier Iversen å be om navn på noen kollegaer også. Hvis vedkommende har vært leder, ønsker han også å snakke med noen ansatte.

– Hvis det gjelder en lederstilling, er det viktig å få belyst hvordan det er å ha søkeren som leder. Mange ledere klarer å ta seg sammen når du snakker med sjefen sin, men det er ikke alltid de klarer det overfor medarbeiderne.

Hvis liste over mulige referanser blir lang, velger han ut hvem han vil snakke med. Er det ikke kommet opp noe nytt etter at han har snakket med to-tre stykker, ringer han ikke flere. Kommer det opp nye ting, ringer han noen til.

Avklar med kandidaten

Hvis du selv kjenner noen som jobber sammen med jobbsøkeren, for eksempel en nabo, er det ikke god etikk å hente inn referansesjekken over hekken, ifølge Iversen. Han anbefaler å holde seg til referanser kandidaten enten har oppgitt selv eller referanser søkeren på forespørsel fra deg har samtykket til at du kan bruke.

Sjekk imidlertid at de oppgitte referansene har et godt grunnlag for å være referanser, råder rekruttereren. Referansen bør ha jobbet sammen med kandidaten i minst ett år. Hvis det er mange år siden de jobbet sammen, er referansen være mindre verdt. For å ha et godt grunnlag for å gi vurderinger, må referansen vite hva søkeren faktisk gjør på jobben.

De fleste referansene Iversen snakker med, gir veldig gode referanser. Du kan nesten gå ut fra at navnene kandidaten har gitt deg er folk vedkommende har en god relasjon til. Men det hender at referanser forteller mer enn andre, ifølge Iversen. Hvis de sier noe negativt, er rådet å gå videre og sjekke om andre sier det samme.

Fikk høre om underslag

En sjelden gang er det referanseintervjuet som velter hele ansettelsen. Ole I. Iversen opplevde det da en referanse fortalte at jobbsøkeren hadde underslått penger fra tidligere arbeidsgiver. Forholdet var imidlertid ikke politianmeldt. Vedkommende sluttet, og arbeidsgiver ville ikke lage noe mer ut av det.

Underslag er noe av det man ikke har lov til å spørre om i referanseintervjuer, påpeker Iversen. Du har ikke lov til å stille spørsmål om sensitive personopplysninger, herunder om personen er mistenkt, siktet eller straffet for kriminelle handlinger; med mindre jobben krever politiattest etc. Dette i henhold til Lov om behandling av personopplysninger, kapittel 10.

Det du ikke har lov til å spørre kandidaten om i et intervju, har du heller ikke lov til å spørre referansene om.

– Likevel fikk du opplysninger om underslag i et referanseintervju?

– Referansen fortalte det uoppfordret, sier Iversen, og legger til at når det kommer opp så alvorlig informasjon, så må kandidaten få en mulighet til å forklare hva dette er.

– Du må si til kandidaten at dette er kommet opp. Stemmer det? Og hva er i så fall din forklaring?

Andre forhold det ikke er lov å spørre om i kandidat- og referanseintervjuer er helse, sykefravær, graviditet, seksuell legning, fagorganisering, politisk- eller religiøs overbevisning.

Referanser med en agenda

Noe annet man kan ha i bakhodet, er at de lederne som blir intervjuet som referanser kan ha en agenda. Er det en leder som ønsker å bli kvitt en medarbeider, eller det en leder som vil beholde medarbeideren? Begge deler kan påvirke informasjonen de gir.

– Man hører for eksempel om ledere som gir veldig gode referanser fordi de vil bli en kvitt medarbeidere. Dét er en risiko, sier Iversen, men han minner om at det også er en risiko at man selv legger for stor vekt på negativ informasjon.

– Å overvurdere negativ informasjon er en tendens vi har. Dukker det opp negativ informasjon i referanseintervjuer om én kandidat, så vær klar over at det sannsynligvis er noe negativt med de andre kandidatene også, men det har du kanskje ikke oppdaget ennå. Husk også at du kun skal vurdere informasjon som er relevant for jobben.

Et annet dilemma er hvis referansen sier at ’det er en ting jeg vil du skal vite, men ikke si at det jeg som har sagt det’.

– Det har jeg opplevd, og da er det fristende å finne ut hva det er. Men er det noe viktig, så kan du ikke bruke det til noe uten at du har noen andre som kan bekrefte det, sier Iversen.

Forskjell på kvinner og menn

I CV og jobbintervjuer har for øvrig menn og kvinner en tendens til å ordlegge seg forskjellig.

– Menn har gjerne «hatt ansvaret for», mens kvinner har «vært med og bidratt til».

– Men når vi ser nærmere på det, kan det vise seg at de har gjort det samme. Menn har en tendens til å smøre på litt mer, sier Ole I. Iversen.

Han viser også til at Mary Hogue, Julia Levashina og Hongli Hang i 2013 gjorde en undersøkelse som viste at menn juger mer i intervjuer enn kvinner

– I referanseintervjuer er derfor viktig å få sjekket hva slags ansvar jobbsøkerne faktisk har hatt og hva vedkommende faktisk har gjort.

• Nedenfor finner du lenker til kilder som viser hva du hva du ikke kan spørre referansene om og en lenke til mulige spørsmål å stille referansene.