Den nye kontornormalen

Hilde Bekkevard er konserndirektør i Fredrikstad Energi.

SYNSPUNKT. Samfunnet går gradvis tilbake til normalen, og det samme gjør arbeidslivet. Men ønsker vi oss virkelig den samme hverdagen til høsten?

I løpet av et par timer etter statsministerens pressekonferanse torsdag 12. mars, flyttet over 100 av totalt 120 ansatte i Fredrikstad Energi til hjemmekontor. Med på lasset var PC’er, skjermer og tastatur. I løpet av ettermiddagen var konsernet fullt operativt fra nye skrivebord.

Bare ansatte med ansvar for det fysiske strømnettet, og de som overvåket skjermene i den døgnbemannede driftssentralen, fortsatte i sine vante omgivelser.

Vinlotteriet på fredager ble erstattet av fredags-quiz. Praten rundt kaffemaskinen om morgenen ble erstattet av morgenhilsen og smiletegn på chat, og møterommene ble byttet ut med en link i kalenderen.

Nå noen måneder etter kan ansatte selv velge hvor de vil jobbe, og mange jobber fortsatt hjemmefra.

Effektiviteten har aldri vært høyere og sykefraværet har aldri vært lavere, men er dette bare på kort sikt?

Mange ansatte savner det sosiale ved å komme sammen. Det blir ikke satt opp videomøter for å dele en hverdagshendelse.

Faste statusmøter med kjent struktur har vært effektive, og tiden brukt på reise til jobb eller eksterne møter har blitt spart. Arbeidsmøter for å løse kompliserte problemstillinger og uformelle faglige utvekslinger og diskusjoner, har ikke vært like lett.

Heller ikke alle er komfortable med digital og fjernstyrt opplæring. Dagens nyutdannede er nok mer komfortable med opplæring gjennom digitale flater, sammenlignet ansatte som er i siste fase av arbeidslivet.

Hvordan kan vi ta med oss det vi har lært inn i den nye normalen?

Et stikkord er fleksibilitet. Ansatte er ulike, med ulike behov og i ulike livssituasjoner. Mens noen trives med ro og analyse, føler andre at virkeligheten ikke er sann før den er blitt snakket om. De ansattes tillitsvalgte hos oss har foreslått fleksibilitet innenfor noen etablerte rammer, slik at ansatte kan etablere to arbeidsstasjoner – én på kontoret og én hjemme.

Bør det være krav om tilstedeværelse et gitt antall dager i uken og bør dette være de samme dagene, eller bør det være ulike dager slik at husleien kan reduseres?

Dette er tanker vi skal jobbe med til høsten. Det er viktig for kompetanseoverføring at avdelinger møtes, men kanskje man lærer minst like mye av å møte kollegaer med annen faglig bakgrunn og fra andre avdelinger når man først er på jobb?

På dette feltet kan nok etablerte konsern som vårt lære av nye, spenstige oppstartsbedrifter og co-working-miljø.

Når vi skal designe fremtidens arbeidsmodell har vi nå fått nye forutsetninger. Vi har lært at organisasjonen tar ansvar og leverer fra hjemmekontor, influensaer og smitte kan reduseres gjennom smittevernstiltak og dagens verktøy gir en frihet og fleksibilitet som ikke var mulig for få år siden.

De fire forventningene ansatte kan ha til sine ledere i Fredrikstad Energi gjelder fortsatt:

1. Endringsorienter – søker etter forbedringer og utnytter digitale muligheter

2. Oppgaveorientert – stiller tydelige krav og lager konkrete mål

3. Relasjonsorientert – er tilstede og tar i bruk nye kommunikasjonsløsninger

4. Kundeorientert – setter seg inn i markedene vi opererer i og forstår kundenes behov

Evnen til å vokse og tilpasse seg morgendagens behov er løftet frem som den største utfordringen når flertallet jobber hjemmefra.

Med nye metoder og digitale løsninger for opplæring så er det ikke opplæringen av enkeltansatte som er utfordrende, men den felles lærdommen og kulturen organisasjonen tilegner seg. Produkter, løsninger og prosesser kan konkurrenter kopiere og gjøre til sitt.

Men verdiene som er bygget over år, og kulturen som er utviklet i samspillet mellom ansatte og ledere, er det mer krevende å overføre. Jeg tror dette er den store utfordringen fremover: Hvordan opprettholde og videreutvikle kulturen vår når skjermer står mellom fysiske mennesker.

Her er vi i kjernen av problemet, men det er også dette vi må bore i for å finne løsninger.