Gi konstruktive tilbakemeldinger

Det skriver Nethe Plenge fra Center for Konfliktløsning i Danmark i en fagartikkel hos lederweb.dk. Plenge anbefaler en tilbakemeldingsmetode som er bygget opp av Helle Alrø og Marianne Kristiansen som går over fem trinn:

* Observasjon
Tilbakemeldingen beskriver en kjent og gjenkjennelig episode. Den som gir tilbakemeldingen beskriver sin observasjon av det som hendte, og forsikrer seg om at den som får tilbakemeldingen kjenner igjen/husker episoden. Observasjonen er fri for dømming, fordommer, moralisering og vurderinger.

* Opplevelse
Tilbakemeldingen er ikke en objektiv sannhet, men beskriver en hendelse slik avsenderen opplever den. Dette kan man vektlegge når man snakker: «Det jeg nå sier, er min subjektive opplevelse av hendelsen».

* Tolkning
Tilbakemeldingen forteller mottageren hvordan hans eller hennes handlinger virker på andre. Den som gir tilbakemelding sier noe om hvordan han eller hun tolker hovedpersonens tilstand/ motiv ved å si ting som «På meg virker du usikker, og jeg tror at du forsøkte å få forsamlingens sympati».

* Vurdering
Hvis den som gir tilbakemelding har ansvaret for at en oppgave skal utføres korrekt, kan en vurdering av rett og galg være på sin plass. Det er imidlertid ikke alltid relevant eller nødvendig å gi en vurdering når man gir tilbakemeldinger, skriver Plenge.

* Dialog
Dette er det mest interessante punktet. Det er her man skal lære av det som har skjedd. Først må mottakeren få lov til å forholde seg tilbakemeldingene og si noe om sin egen opplevelse. Deretter har partene mulighet for å ta en samtale om hva de kan lære. Har de noen ideer og forslag til hvordan man kan ta hånd om lignende situasjoner i fremtiden?

Tanken bak metodikken er at man skiller sak og person og tar hensyn til menneskers sårbarhet samtidig som man ivaretar saken, nemlig jobben som skal gjøres. Det er fullt mulig å være fast og tydelig på sak samtidig som man er hensynsfull overfor personen, mener Plenge.