Helautomatiske vedtak i UDI

Da Utlendingsdirektoratet (UDI) ble opprettet som eget direktorat for 30 år siden ble vedtak skrevet for hånd og levert til egne skrivestuer.

Siden starten i 1988 har det skjedd store endringer i UDI – særlig på teknologisiden.

I 2010 gikk direktoratet over til papirløs saksbehandling, og i desember 2017 gjorde direktoratet sitt første helautomatiske vedtak – uten å ha vært innom en saksbehandler.

Det vedtaket kan ha vært starten på en revolusjon. UDI har de siste årene satset tungt på å automatisere saksbehandlingen sin. Det automatiske vedtaket fra desember dreide seg om en arbeidsinnvandrer som fikk familiegjenforening. Siden da har et 20-talls saker blitt vedtatt helautomatisk i UDI.

I tillegg til automatisk saksbehandling har UDI også tatt i bruk robotteknologi som kontorstøtte. Roboten «Ada» gjør «forefallende kontorarbeid» mange ganger raskere enn hva drevne UDI-ansatte kan klare.

– Vi er i starten på en potensiell revolusjon, sier UDI-direktør Frode Forfang.

Sier alltid «ja»

Man skulle tro at spørsmål om opphold, beskyttelse, statsborgerskap og familiegjenforening var både for kompliserte, for delikate og for forskjellige til at en robot eller et dataprogram kunne gjøre jobben.

Og det er det egentlig også. Foreløpig.

Roboten Ada handler om effektivisering og raskere saksgang. Hun tar ingen avgjørelser om opphold og beskyttelse.

Men det gjør faktisk det automatiserte saksbehandlingssystemet. Og det systemet sier alltid «ja» – aldri «nei».

Du vart skræmt no?

Men det er langt fra hvem som helst som kan bli belønnet med automatisk saksgang. Systemet kan foreløpig kun behandle helt opplagte saker. Hittil har det dreid seg om familiegjenforening med arbeidsinnvandrere som allerede har opphold – og ikke minst jobb – i Norge.

Det foregår ved at den som søker om familiegjenforening leverer et ordinært søknadsskjema ved sin lokale politistasjon i Norge eller ved en av de norske ambassadene rundt om i verden. Saksforberedelsene gjøres fortsatt manuelt – i den såkalte førstelinjen.

Det er selve vedtaksprosessen som er automatisert. Og for at prosessen skal gå igjennom helt til et vedtak er det mange automatiske sjekkpunkt som må oppfylles.

Kandidatenes søknad kjøres mot et regelsett.

– Samtlige av disse reglene må være oppfylt for at automatiseringen skal kunne gå videre, forteller seniorrådgiver Bettina Øverås i UDI.

Dette regelsettet består av noen ti-talls sjekkpunkter som at vedkommende familiemedlem i Norge må ha opphold og arbeidstillatelse her i landet. Vedkommende må ha jobb og kunne dokumentere en viss inntekt og en fast bostedsadresse. For å nevne noe.

Systemet krever at all relevant informasjon allerede er digitalisert og ligger i en database. Og dersom man finner all info og at alle reglene blir sjekket av som «godkjent» – så får vedkommende et positivt vedtak – og ektefelle og/eller barn kan bestille flybillett til Norge.

Les mer:

• UDI-sjefen: Unødvendig komplisert regelverk vanskeliggjør digitaliseringen

Objektive kriterier

Ved automatisert saksbehandling skjer det ingen subjektiv vurdering av søkeren. Alle kriteriene det sjekkes opp mot er objektive. Derfor avslår ikke systemet søknader. Automatiseringssystemet sier aldri «nei». Går ikke søknaden gjennom regelsettet, stopper automatiseringsprosessen. Det er ikke dermed sagt at vedtaket blir negativt, men så fort noe må undersøkes nærmere, tar menneskehender over saksbehandlingen.

Grunnen til at det kun er familiegjenforeningssaker for arbeidsinnvandrere som foreløpig har vært gjenstand for automatisk saksbehandling er at det her er flest opplagte saker. De egner seg best for automatisering. Det er lite skjønn inne i bildet. Har en arbeidsinnvandrer allerede opphold og full jobb, skal hun eller han vanligvis kunne hente familien sin til seg.

Men UDI ser for seg at dette systemet etter hvert bør kunne tas i bruk også på andre saker.

Saker som statsborgerskap eller studieopphold er to muligheter.

Rene asylsøknader, derimot, er det nok fortsatt lenge til blir mulig å automatisere fullt og helt.

– Systemet kan ikke bruke skjønn. Det kan for eksempel ikke vurdere «barns beste», sier Frode Forfang. Men han ser store muligheter til effektivisering ved å ta i bruk automatiske tjenester.

Gevinstene ved automatisert saksbehandling er åpenbare. Det er ingen ventetid. Alle sakene blir behandlet på minutter – så lenge man «passerer regelsettet» har man vedtaket klart samme dag som søknaden mottas av UDI.

Ved ordinær, manuell behandling kan ventetiden komme opp i uker eller måneder, avhengig av hvor lang køen til saksbehandlerne er.

Selv om UDI har «etterkontrollert» de rundt 20 vedtakene som hittil er gjort automatisk, så ser Forfang & co et stort potensial i denne formen for saksbehandling.

Blant annet gjør det UDI mindre sårbare kapasitetsmessig «dersom porteføljen øker», som de sier i UDI.

Det staten vet

En utfordring ved slike automatiske tjenester er at man trenger tilgang til andre etaters informasjon. Dette jobbes det med kontinuerlig.

Ofte er informasjon om mennesker allerede registrert ett eller annet sted i forvaltningen. Og i en automatisert verden, bør denne informasjonen være tilgjengelig for alle relevante etater.

– Vi har felles systemer med utenriksstasjonene og politiet, forteller Forfang. UDI samarbeider også med Skatteetaten om datahåndtering. Nav og trygdeetaten sitter også på data som kan være relevante for UDI, men her er ikke systemene for utveksling av informasjon gode nok ennå.

«Det staten vet, trenger ikke staten spørre om», er prinsippet.

Det automatiske saksbehandlingssystemet er framtiden for UDI. Men dette systemet må ha stort påfyll av relevant data og må prøves ut skritt for skritt. Saksområdet er komplekst, sensitivt og politisk betent. Dessuten er datasystemene som ligger i bunn over 15 år gamle. Det trengs omfattende investeringer i moderne infrastruktur om auto-UDI skal kunne rulles ut i stor skala. – Men det er målet, framhever Frode Forfang.

Hils på Ada

Et annet prosjekt i UDI handler om «robotisert prosessautomatisering». Altså om en slags robot som bistår i saksbehandlingen. Roboten har også fått et navn: «Ada» – etter Ada Lovelace – kvinnen som regnes som historiens første dataprogrammerer.

Når det gjelder denne robotteknologien har direktoratet kommet et godt stykke på vei.

– Mens automatisert saksbehandling er framtiden, så bygger vi broer mellom det gamle og det nye, sier seniorrådgiver Martin Koldaas. Det er han som leder Ada-prosjektet i UDI.

Ada bistår UDIs mange saksbehandlere med godt gammeldags forefallende arbeid – automatisert sådan. Enten kan teknologien brukes til å automatisere en hel prosess, eller den kan automatisere deler av den. Prosjektet ble utviklet og testet ut for et drøyt år siden, og 23. oktober i fjor bla Ada «fast ansatt». Og hun har allerede har man innkassert store gevinster.

Her er to eksempler:

• Utsendelse av vedtak: UDI behandler ti-tusenvis av søknader hvert år – det være seg om opphold, familiegjenforening, arbeid, studieplass eller statsborgerskap. Det tar en saksbehandler mellom fem og ti minutter å sende ut selve vedtaket til den aktuelle søkeren. Dette gjør Ada på få sekunder. Så i sum frigjør dette svært mye tid for saksbehandlerne. Foreløpig er det kun avslagsvedtak som sendes ut av Ada.
• Registrering av reiseruter: Hvis en kvoteflyktning får opphold i Norge, skal vedkommende – kanskje med familie – bringes fra en flyktningleir til en kommune i Norge. I slike overføringssaker, som det heter på UDI-språket, skal mye informasjon samles inn, koordineres og settes sammen. Dette sørger Ada for. Hun setter sammen og legger inn reisedokumentene til den enkelte automatisk – basert på opplysninger fra International Organization for Migration som opererer som «reisebyrå» i disse sakene.

Virkelighetens Ada

Foto

Portrett av grevinne Ada Lovelace. (Science & Society Picture Library)

Ada Byron Lovelace (1815 – 1852) var datter av den berømte britiske poeten Lord Byron. Hun var britisk grevinne og omtales som en datapioner. Mest kjent er hun for å ha laget en beskrivelse av matematikeren Charles Babbages mekaniske, generelle datamaskin, Den analytiske maskinen. Ada Lovelace blir ut fra dette arbeidet ansett som verdens første dataprogrammerer.

Adas bakgrunn gjorde at hun ble gitt muligheter for å få en god utdanning innen både matematikk og astronomi, og i 1834 begynte Ada Byron Lovelace å følge forelesningene til Babbages, som hadde en stor interesse for regnemaskiner. Babbage hadde planer om å bygge en regnemaskin som kunne gjøre mange slags utregninger, i motsetning til de regnemaskinene som fantes, der man måtte lage en regnemaskin til hver oppgave som skulle løses. Denne nye regnemaskinen skulle hete Den analytiske maskinen.

I 1842 skrev en italiensk ingeniør en artikkel om maskinen til Babbage. Ada tilbød seg å oversette artikkelen til engelsk, noe Babbage gikk med på. I tillegg ba han henne også skrive noen kommentarer til artikkelen. Disse kommentarene ble tre ganger så lang som selve artikkelen. Ada hadde mange tanker om hvordan maskinen kunne mates med ulike instruksjoner for å gjøre de beregningene som var ønsket. Hun regnes derfor som historiens første dataprogrammerer.

Med støtte fra både Babbage og egen familie arbeidet hun videre langs disse tankebanene. Dessverre ble Ada alvorlig syk, og den foreskrevne medisinen bestående av morfin, opium, alkohol og igler, gjorde henne slett ikke bedre, og hun døde ung, 37 år gammel.

Ettertiden har imidlertid gitt henne en viktig plass i datahistorien. I 1979 bestemte den amerikanske regjeringen at det skulle utvikles et nytt programmeringsspråk for å gi datamaskiner instrukser. Det nye programmeringsspråket fikk navnet Ada.

Og det navnet fikk altså UDIs nye robot også.

Kilde: Wikipedia

Ada får stadig flere oppgaver

Å sette sammen et slikt reisedokument dreier seg om 130 operasjoner. Skriving av navn og adresser, klikking i dataprogrammer og innlogginger etc.

– Et menneske bruker cirka 20 minutter på denne jobben. Ada bruker fire minutter, forteller Martin Koldaas, mens han viser på skjermen hvordan Ada jobber seg gjennom systemene. Det går superraskt. De fire minuttene er kun venting på at data skal lastes opp.

En annen ting Ada gjør for UDI er å arkivere lydopptak av asylintervjuer. Det dreier seg om mer enn 30.000 lydfiler som hittil har vært arkivert et annet sted enn resten av saksdokumentene til en asylsøknad. Årsaken til det er teknisk – det har ikke vært mulig å ha lyd og skrift i samme database. Men det kan man i dag – og Ada tar jobben.

I dag utfører Ada 12 ulike arbeidsprosesser i UDI. Og hun vil snart få flere. Siden hun satt i gang i oktober i fjor har Ada utført arbeid pålydende 2,5 årsverk – i løpet av seks måneder.

– Ada er brukervennlig, og ganske lett og lære. Det gjør det enkelt å gi henne nye oppgaver, sier Martin Koldaas.