Helhetlige rekrutteringsprosesser

Frode Dale er lederlos, forfatter og ledelsesrådgiver

SYNSPUNKT: Rekruttering er selvsagt noe mer. Mye mer faktisk.

Begrepsbruken innen dette fagområdet spriker. En snakker om rekruttering, utvelgelse og seleksjon. For å nevne de mest brukte. Det en ikke snakker så mye om og bruker er «ansettelser» og begreper som «medarbeider- og lederskifter».

Noen rekrutteringsfirmaer snakker om og tilbyr rekruttering og utvelgelse eller rekruttering og seleksjon, mens andre bruker utvelgelse og seleksjon som «faglige» tilnærminger.

Når en ser nærmere på deres beskrevne tilnærminger, så handler de stort om det samme: fra kravspesifikasjon til inngåelse av kontrakt.

I min verden er dette en del av helhetlig rekruttering og noe jeg kaller «utvelgelsesprosessen».

Begrepet «rekruttering» betyr for øvrig, i henhold til fagbokforfatter og førsteamanuensis Frode H. Haaland, det å tiltrekke seg og beholde kvalifiserte søkere.

Han anbefaler oss i sin bok «Å knytte bånd» å snakke om ansettelsesprosesser. Som da består av rekruttering, utvelgelse og innfasing.

Så jeg burde trolig ha skrevet om Helhetlige ansettelsesprosesser, men siden begrepet rekruttering sitter såpass «hardt», så vil jeg derfor bruke begrepet helhetlig rekruttering videre i denne artikkelen.

Hva består en helhetlig rekrutteringsprosess av?

For å svare på dette spørsmålet så må vi se på hva en rekruttering i bunn og grunn handler om og det er en av til tilnærminger

• En erstatningsprosess

• En nyopprettet stilling

For lederrekrutteringer vil det i 9 av 10 tilfeller handle om å finne en leder som skal erstatte en tidligere leder.

I medarbeiderrekrutteringer snakker vi om å erstatte i 7 av 10 tilfeller.

Dermed kan vi snakke om at rekrutteringer i Norge som oftest impliserer et leder- eller medarbeiderskifte.

Så for å få grep om hva Helhetlig rekruttering er, så må vi se på det som et helhetlig leder- eller medarbeiderskifte.

For å gjøre dette mest mulig oversiktlig, så vil jeg bruke et komplett lederskifte som «mal» for en helhetlig rekrutteringsprosess.

Et lederskifte består av følgende del-faser:

• Utfasing/offboarding (av avtroppende leder)

• Utvelgelse(tiltrekke, eliminere og selektere)

• Konstituering (innfasing av en midlertidig leder)

• Preboarding (tiden mellom kontrakt og oppstartsdato)

• Onboarding (prøveperioden med fokus på de første 90 dagene)

• Integrasjon med fokus på oppfølging og utvikling (1-2 år i ny jobb/rolle/kontekst)

Her er det særdeles viktig at del-fasene henger sammen og gjennomføres på en profesjonell måte «hver for seg».

Et stort problem innen dette med rekruttering, er at disse fasene sees på som «separate» nærmest fagområder. Der interesseorganisasjonen HR-Norge har egne konferanser for henholdsvis Rekruttering og Onboarding. Dermed blir den manglende sammenhengen bare forsterket. I tillegg er det forsvinnende lite fokus på både Offboarding og Pre-boarding. Lederskifter er for øvrig et ikke-tema i HR-Norge. Forstå det den som kan!

Når det gjelder rekrutterings- og hedhuntingsfirmaene i Norge så jobber de stort sett kun med utvelgelsesprosessen. Noen av disse tilbyr også en form for innfasing og oppfølging av nytilsatte ledere. Som et «tilleggsprodukt» en må betale for og der konsulentene har marginal både kompetanse og erfaring i å gjøre dette krevende lederstøtte-arbeidet i praksis.

For øvrig finnes det pr nå kun et firma i Norge som tilbyr utvelgelse og innfasing av ledere som ett sammenhengende produkt.

Sosialisering, personalisering og den psykologiske kontrakten

Dette er tre sentrale /fag)begreper som også er «i spill» i en helhetlig rekrutteringsprosess.

Den psykologiske kontrakten kan beskrives som den «mentale eller uformelle» kontrakten som inngås mellom arbeidsgiver og arbeidstaker. Den handler primært om de formelle og uformelle, eksplisitte og implisitte forventningene og forpliktelsene en (forhåpentligvis) har avtalt underveis i prosessen. I motsetning til den skriftlige og formelle arbeidsavtalen. I helhetlig rekruttering er dette selve «nervetråden» i hele ansettelsesprosessen og den må jobbes med kontinuerlig underveis i de ulike fasene.

Sosialisering er kort fortalt « måten den nyansatte må tilpasse seg den virksomheten de begynner i».

Personalisering er det motsatte: «måten virksomheten må tilpasse seg den nyansatte».

Dette «spenningsforholdet» er særdeles viktig å være oppmerksom på og ikke minst jobbe med. Her handler det om hvem som må tilpasse seg hvem på hvilken måte. Det sier seg selv at nye mellom- og toppledere vil kunne bruke mer personalisering enn nyansatte medarbeidere. Men nyansatte medarbeide må også få sette sitt preg på det de overtar og går inni.

En modell for lederskifter eller da Helhetlig rekruttering vil dermed se slik ut:

Mangelfull evaluering og læring

Når det gjelder hvordan virksomheter evaluerer og lærer av sine rekrutteringsprosesser, så viser ulike undersøkelser og master- og bacheloroppgaver at det stort sett ikke blir gjort.

• Exit-intervjuer blir i liten grad gjennomført og i alle fall ikke brukt videre.

• Utvelgelsesprosessene blir ikke evaluert og kandidatopplevelser blir som oftest heller ikke kartlagt.

• Prøveperioden eller den såkalte «onboardingen» blir stort sett aldri evaluert og dersom det skjer blir ikke utvelgelsesprosessen tatt med. Ei heller «pre-boardingen».

Når vi i tillegg til dette har en såkalt DNV-sertifiseringsordning for rekrutterere som kun fokuserer på arbeidsgivers «metoder» for å finne den «rette kandidaten» og ikke har med seg denne helhetlige tilnærmingen, så er det ikke så rart at dette ikke «henger sammen».

«Alt henger sammen med alt» sa Gro Harlem Brundtland. Bare ikke i rekrutterings- og ansettelsesprosessene her i Norge.

Veien videre

Dersom virksomheter skal få tak på og ikke minst grep om helhetlig rekruttering, så må de primært se på rekrutteringsprosesser som erstatningsprosesser.

Som igjen betyr å håndtere dette som medarbeider- og lederskifter.

Der de ovennevnte delfasene må profesjonaliseres og sys sammen til en helhetlig rekrutteringsprosess.

Så enkelt og så vanskelig.