Hva er målet med et digitaliseringsprosjekt?

Glenn Hole er direktør for offentlig sektor & lisens i Skill AS.

SYNSPUNKT. Gjennom en karriere på snart 20 år som transformasjonsleder har jeg sett at virksomheter har manglet tydelige målsetninger med sine digitaliseringsprosjekter. Noe som kanskje kan være en av grunnene til at hele syv av ti digitale transformasjoner mislykkes med gevinstrealisering. Det er nettopp kunnskapen om, og forståelse av, hva som ligger i GEVINSTREALISERING som er en av nøklene til å kunne hente ut gevinster gjennom digitalisering.

For å forstå gevinstrealisering, er det to vesentlige definisjoner som det er viktig å vite forskjellen på:

Hva er en gevinst? En gevinst er oppnåelse av de planlagte besparelsene en forventer å oppnå ved å gjennomføre et endringsprosjekt.

Hva er gevinstrealisering? Gevinstrealisering er selve prosessen hvor det planlegges, organiseres og analyseres for hva som skal hentes ut av forventede og eventuelle ikke-forventede gevinster i et digitaliseringsprosjekt.

Skal en lykkes med gevinstrealisering må en forstå forskjellen på et resultat- og effektmål. Manglende kunnskap innenfor nevnte begreper bidrar til at man ikke klarer å hente ut de forventende gevinster i et prosjekt.

Som tidligere direktør for Project Management Office (PMO) i ulike virksomheter, som har oppnådd gevinstrealisering i digitaliseringsprosjekter, har jeg observert at mange prosjektledere først og fremst har søkelys på å levere sitt prosjekt innenfor avtalt tid og kostnadsramme til et avtalt omfang. Dermed fokuserer en på selve leveransen som et resultatmål fremfor hva ny løsning skal gi av gevinster.

Dette resulterer ofte i at prosjektet ikke klarer å hente ut de effekter man hadde forutsatt ved investeringen i ny teknologi. Jeg har sett altfor mange prosjekter som aldri burde ha vært gjennomført. Flere prosjekter burde ha blitt terminert tidligere, eller justert mens det fremdeles lå an til å gi en gevinsteffekt. Det er nemlig fullt mulig å ferdigstille et prosjekt til planlagt tid, kost og kvalitet, men likevel ikke oppnå gevinstrealiseringen i etterkant av prosjektet. Prosjektet kan omtales som vellykket nettopp fordi man leverte på rammene for tid, kostnad og kvalitet, men hvilken verdi har prosjektet tilført virksomheten dersom gevinstrealiseringen uteblir?

Her kommer forskjellen på en teknisk- og en strategisk prosjektleder. I et nøtteskall er teknisk "å gjøre ting riktig", mens strategisk er "å gjøre de riktige tingene". Målsettingen i et hvert digitaliseringsprosjekt er gevinstrealisering og intet annet. Digitalisering handler om å øke effektiviteten med bruk av lavere innsatsfaktor enn tidligere til en høyere kvalitet. Gevinstrealisering er noe som krever systematisk oppfølging gjennom hele prosjektets livsløp. Vi snakker her om aktiviteter som gjennomføres for å sikre oppnåelse av ROI (Retur On Investment).

Gevinster handler om:

Unngåtte kostnader

• Redusere antall arbeidstransaksjoner som utføres
• Bruk av lavere innsatsfaktor og ressursbruk på samme arbeidstransaksjoner
• Reforhandle leie-/avtaler med leverandører

Spart tid

• Redusere antall arbeidstransaksjoner som utføres
• Bruke mindre tid på samme transaksjoner

Økt kvalitet

• Resultatindikatorer
• Kvalitetsgevinster skal på samme måte som unngåtte kostnader og spart tid ha resultatindikatorer som følges opp over tid.

Gevinstrealisering skjer gjennom:

Tydelig Prosjektmandat

• Konkret bestilling på hva som skal leveres og hva som er målet med prosjektet. Altså resultat- og effektmål.
  • Prosjektteamet må forstå og vite hva prosjektet skal både levere av resultatmål og hva prosjektets leveranse skal føre til av effektmål og gevinstrealisering.

Gevinstkartlegging

• Del 1 i gevinstrealisering handler om å lage en oversikt og vurdering av gevinster:
  • Identifisere og definere gevinster
  • Beregne gevinster
  • Vurdere gevinster mot kostnader

Gevinstplanlegging

• Del 2 i gevinstrealisering handler om å lage en gevinstplan;
  • Utarbeide gevinstrealiseringstiltak
  • Etablere oppfølgingsstrukturer
  • Tildele roller og ansvar
  • Endringsledelse

Gevinstoppfølging

• Del 3 i gevinstrealisering handler om å måle og følge opp gevinster som prosjektet oppnår;
  • Måle gevinster
  • Feire resultater og fange opp avvik
  • Iverksette korrigerende tiltak

Suksessfaktorer for vellykket gevinstrealisering

Ansvaret for gevinstrealisering ligger til enhver tid hos toppledelsen og IKKE hos prosjektet, som man ofte kan få inntrykk av. Toppledelsen må være sitt ansvar bevisst, og ta eierskap til at virksomheten klarer å identifisere forventede gevinster tidlig, og hvilke forutsetninger som må oppfylles for at gevinstene skal bli realisert.

Dette ansvaret er IKKE noe som kan overlates til prosjektet, dette må eies av toppledelsen. Toppledelsen må erkjenne at gevinstene ikke blir realiserte av seg selv, og at det derfor må allokeres nok ressurser fra toppledelsen til arbeidet med gevinstrealisering oppnås. I tillegg bør man sørge for at man har en prosjektleder som også innehar strategisk kompetanse og ikke bare den tekniske. Dette for å sikre at gevinstrealiseringen oppnås gjennom hele livsløpsfasen til prosjektet.

Synspunkt

Skriv til oss!

Del innsikt og meninger,

skriv til

synspunkt@dagensperspektiv.no.

Les alle innlegg her.