Kan ledelsen droppe overtidsbetaling til ansatte med høy fastlønn?

Spørsmål: Hei. Jeg jobber som leder i et større privat selskap. På nyåret skal vi ansette flere i stillinger på senior nivå. Dette er stillinger som vanligvis kompenseres med fastlønn og bonus.

Seniorer i selskapet blir godt kompensert, samtidig som det kreves en betydelig arbeidsinnsats slik at de leverer på forventninger til stillingen. De ansatte nyter stor fleksibilitet med tanke på når de arbeider og til dels hvor de arbeider. Det viktigste for selskapet er at det leveres på arbeidsoppgavene.

Jeg mener at disse stillingene skal ha en fastlønn der overtid er inkludert. Samtidig har vi nå en intern diskusjon med HR-avdelingen om dette er i tråd med arbeidsmiljølovens bestemmelser.

Kan vi tilby arbeidstakere i senior stillinger fastlønn der overtiden er inkludert, eller må vi betale dem overtid?

Svar fra advokatene: Hei, takk for et godt spørsmål. Dette er et tema som ofte kommer opp når vi bistår virksomheter i ansettelsesprosesser. Vi får samme spørsmål fra mange virksomheter som reviderer sine arbeidsavtaler.

Arbeidsmiljølovens arbeidstidsbestemmelser gjelder i utgangspunktet for alle ansatte i en virksomhet. Dette gjelder også bestemmelsene om overtidsbetaling. Det er imidlertid unntak fra dette utgangspunktet i arbeidsmiljøloven.

Unntaket fra utgangspunktet innebærer at ansatte med ledende eller særlig uavhengig stillinger kan unntas store deler av arbeidstidsbestemmelsene, inkludert reglene om overtidsarbeid. Arbeidsgivere må foreta en konkret helhetsvurdering av den enkelte stillingen før det kan inngås avtale som unntar stillingen fra arbeidstidsbestemmelsene.

Felles for begge stillingskategoriene – ledende og særlig avhengig – er at arbeidet kjennetegnes av stor grad av uavhengighet, selvstendighet og fleksibilitet. Hvorvidt det er en ledende eller særlig uavhengig stilling må vurderes ut ifra stillingens funksjon, arbeidsoppgaver og ansvarsområder. Dette er stillinger der arbeidstakeren i stor grad styrer egen arbeidstid. Tittelen på stillingen er ikke avgjørende for om en stilling kan defineres som ledende eller særlig uavhengig. Ledende stillinger er overordnede stillinger med klare lederfunksjoner, f.eks. med personalansvar, budsjett- og resultatansvar, ansvar for et særlig virksomhetsområde, avdeling, divisjon, mv. Selv om en stilling ikke er ledende kan den være særlig uavhengig. Igjen er det stillingens innhold og grad av ansvar som er avgjørende. Særlig uavhengige stillinger har ikke direkte lederfunksjoner, men er likevel overordnede og ansvarsfulle. Dette kan for eksempel gjelde et særskilt fagområde, kundeutvikling, salg eller lignende.

Det er verdt å merke seg at Arbeidstilsynet i sin praksis har stilt relativt strenge krav til om en stilling er ledende eller særlig uavhengig. Dette er et unntak fra hovedregelen og kan derfor som utgangspunkt ikke gjelde et stort antall stillinger i en virksomhet. Unntakene skal heller ikke brukes for å spare utgifter til overtidsbetaling eller for å unngå andre brudd på arbeidstidsbestemmelsene.

På sine egne nettsider viser Arbeidstilsynet blant annet til at verken prosjektarbeid eller arbeid fra hjemmekontor med fleksibel arbeidstid i seg selv innebærer at stillingen er særlig uavhengig. En prosjektlederstilling er ikke automatisk verken ledende eller særlig uavhengig. Tilsynet viser også til at stillingskategoriene brukes i større omfang enn det som har vært meningen, og viser til økt bruk i f.eks. konsulentbransjen, bygg og anlegg og i administrative stillinger.

I grensetilfeller kan disse vurderingene by på utfordringer, og undersøkelser viser at arbeidsgivere ofte trår feil. Konsekvensen av feilkategorisering kan bli betydelige for virksomheten. Arbeidstaker kan fremme potensielt store uforutsette krav om overtidsbetaling mot arbeidsgiver. I tillegg kommer krav om at overtidsbetalingen skal inngå i grunnlaget for feriepenger og pensjonspremie. Arbeidsgiver må etterbetale arbeidsgiveravgift og risikerer sanksjoner fra Arbeidstilsynet i form av gebyrer.

Arbeidsgivere må altså foreta en konkret vurdering om stillingen er ledende eller særlig uavhengig, før det inngås en kontrakt som innebærer unntak fra arbeidstidsbestemmelsene. Føyen anbefaler at vurderingen nedfelles i et kort internt notat, slik at arbeidsgiver har dokumentasjon på at det ble gjort en vurdering ved avtaleinngåelsen. Dette kan være nyttig f.eks. hvis Arbeidstilsynet fører tilsyn eller en arbeidstaker retter et krav om overtidsbetaling mot virksomheten.

Dersom stillingen verken er ledende eller særlig uavhengig, skal den ansatte ha overtidsbetalt. Det er likevel mulig å inngå arbeidsavtaler der betaling for et nærmere bestemt antall overtidstimer er inkludert i fastlønnen. Dette blir en form for forskuddsbetaling for overtidsarbeid. I slike avtaler må det fremgå hvor mange overtidstimer som er inkludert i årslønnen. Arbeidstaker vil fortsatt ha krav på overtidsbetaling for overtidstimene som eventuelt overskrider det angitte antallet overtidstimer. Skulle arbeidstakeren likevel ikke arbeid det antall overtidstimer som er inkludert i årslønnen, plikter likevel arbeidsgiveren å betale hele årslønnen.

Merk at alle ansatte har krav på forsvarlig arbeidstid og det er arbeidsgivers plikt til å sikre det, også ovenfor de med lendende eller særlig uavhengige stillinger. Arbeidstidsordningen skal være slik at arbeidstakerne ikke utsettes for uheldige fysiske eller psykiske belastninger, og slik at det er mulig å ivareta sikkerhetshensyn. Arbeidsmiljøloven krav til at det skal føres en oversikt som viser hvor mye den enkelte arbeidstaker til enhver tid arbeider, gjelder også for arbeidstakere i ledende eller særlig uavhengige stillinger.