Hvor konstruktiv er du, egentlig?

Gustav Jebsen er senior forretningsrådgiver i Sopra Steria.

SYNSPUNKT. Nok en sesong av tv-programmet «Kompani Lauritzen» er gjennomført, der kjendiser blir utfordret til å kjenne på frustrasjon, frykt og fortvilelse i jakten på å bli bedre versjoner av seg selv. Hvorfor synes nordmenn dette programmet er så lokkende, både som deltaker og seer? 

En av grunnene kan være at programmet gir oss et unikt perspektiv på bruken av konstruktive tilbakemeldinger for personlig vekst og utvikling.

Men hva er egentlig konstruktive tilbakemeldinger, og hvorfor kan det være så avgjørende, både på jobb og i vårt daglige liv?

Hva er konstruktive tilbakemeldinger?

Konstruktive tilbakemeldinger er ikke bare enkeltstående kommentarer; de er byggesteiner for vekst og forbedring. Når vi gir eller mottar konstruktive tilbakemeldinger, legger vi grunnlaget for positiv endring. Her er noen nøkkelpunkter:

1. Fokus på ytelse, ikke personlighet: Når du gir tilbakemeldinger, vær spesifikk om hva som kan forbedres. I militæret, som i det sivile liv, handler det om å løfte prestasjonene, ikke å kritisere karakteren.
2. Gjør det privat: Å gi tilbakemeldinger offentlig kan være ubehagelig. Velg heller en privat setting der mottakeren føler seg trygg og respektert. Spør om de ønsker input og om det er et passende tidspunkt.
3. Vær løsningsorientert: Kom med forslag til hvordan ting kan gjøres bedre fremfor kritikk og problematisering. Det gir håp og veiledning.

Fremhev det positive: Selv i konstruktive tilbakemeldinger er det rom for ros. Anerkjenn innsatsen og fremgangen som allerede er gjort.

Tilbakemeldinger for bedre arbeidsmiljø

I Forsvaret er tilbakemeldinger en integrert del av hverdagen, en kultur dyrket frem over mange år. Rekruttene i «Kompani Lauritzen» får en smakebit av dette gjennom respons på sine handlinger, noe som påvirker prestasjoner og motivasjon. Deltakerne reflekterer over at dette er en ny og ukjent verden for dem, at de vokser som mennesker og blir en bedre versjon av seg selv.

Resultater fra norske medarbeiderundersøkelser peker stadig i retning mot at ansatte savner flere tilbakemeldinger i hverdagen. Scorer ditt team og virksomhet i øvre sjiktet innen å gi tilbakemeldinger, er sannsynligheten større for at dere også gjør det bra. Scorer dere derimot på snittet eller under, er nok sannsynligheten større for at dere presterer middelmådig. Broen mellom helt gjennomsnittlige arbeidsmiljø og svært gode arbeidsmiljø kan i mange tilfeller være konstruktive tilbakemeldinger. Men hvorfor er det så vanskelig?

• Redsel for konflikt: Å gi tilbakemeldinger kan føre til ubehagelige samtaler eller konflikter. Vi unngår det heller enn å adressere det.
• Usikkerhet: Vi er usikre på hvordan mottakeren vil reagere. Vil de ta det positivt eller negativt?
• Tidspress: Vi har travle liv, og tilbakemeldinger kan bli nedprioritert.

Så, hvordan kan vi bli bedre?

• Øv deg: Start med små tilbakemeldinger og bygg opp erfaring. Jo mer du øver, jo bedre blir du. 
• Vær spesifikk: Ikke si «du gjorde det dårlig».. Si heller «Jeg la merke til at du kunne forbedre X».
• Skap et klima for tilbakemeldinger: Oppmuntre til åpenhet og aksept av tilbakemeldinger i teamet ditt. Det skaper psykologisk trygghet.
  
• Bruk tiden godt: Om du søker tilbakemeldinger, forsøk å sette opp et tidspunkt. La det gå nok tid mellom hver tilbakemeldingsrunde til man kan se en endring.

Det finnes en rekke rammeverk for hvordan gi en god tilbakemelding. Følger du prinsippene over, er du allerede på god vei for å prestere langt bedre enn snittet. Om du i tillegg klarer å inkludere HVA som var bra eller bør bli bedre, HVORFOR og hvilken EFFEKT det gir, så er du fort på vei mot det øvre sjiktet.

Bare se på dette eksempelet:

HVA: «Jeg synes du gjorde en utrolig god jobb med å presentere saken i møtet i dag” 

HVORFOR: «Du var tydelig og strukturert, og la frem budskapet på en måte som var lett å følge. Måten du bruker stemmen din og øyekontakt på gjør deg til en god formidler” 

EFFEKT: «Det gjorde at dette ble et produktivt møte, som bidrar til god fremdrift. Jeg la også merke til at engasjementet ditt smitter over på de andre i teamet!» 

Så la oss ta inspirasjon fra «Kompani Lauritzen» og bruke konstruktive tilbakemeldinger som verktøy for vekst, både på jobben og i vårt eget liv.