Ytterdahl/Larsen: Utydelige ledere skaper elendige endringsprosesser

Elin Ytterdahl og Joakim Frenning Larsen driver selskapet Ly Consulting sammen. De har begge jobbet som kommunikasjonsrådgivere i 25 år i ulike byråer og virksomheter.

SYNSPUNKT. Om lag én av fem europeiske selskaper står for øyeblikket overfor et sterkt press for å endre seg, ifølge BCG Transform and Special Situations Index. 

De nordiske landene er blant dem som står overfor det største endringspresset akkurat nå. «Clear is kind, unclear is unkind» Dette er et godt sitat fra Brené Brown, som nylig gjestet Oslo Business Forum. For når ledere ikke klarer å kommunisere klart og konsistent om retning, mål og forventninger, skapes det usikkerhet. Uklare budskap fra ledelsen gir også rom for ulike tolkninger som i verste fall fører til mistillit – og en mislykket endringsprosess.

Ledere som kommuniserer tydelig og involverer medarbeiderne som påvirkes av endringen, er avgjørende for å få til en god endringsprosess. Dersom medarbeiderne forstår hvilken retning selskapet ønsker å bevege seg i og hva som forventes av hver enkelt, er det enklere å komme med innspill og engasjere seg underveis i prosessen. Involvering er avgjørende

Den danske forskeren Bo Vestergaard skriver i boken «Involverende endringsledelse» at medarbeidernes holdninger og handlinger påvirkes når de involveres i endringen, kjenner lederens vurderinger, og hvilke forventninger som stilles til dem. Medarbeiderne er i utgangspunktet ikke motstandere eller aktive medskapere til en endring, men de blir motstandere eller medskapere av endringen, avhengig av hvordan prosessen blir ledet.

Undersøkelser fra McKinsey viser at to av tre endringstiltak ikke skaper bedre resultater. I de tilfellene der medarbeiderne har eierskap til målet med endringen og er involvert i å utvikle og prøve løsninger, lykkes det imidlertid åtte av ti ganger. Kommunikasjon og involvering er med andre ord en nøkkel for å lykkes. 

Her er fire kommunikasjonsråd til ledere som skal i gang med endringsprosesser:

1. Sett konteksten og vis vei – I endringsprosesser trengs det ledere som er tydelige og som peker ut en retning. Gode ledere er i stand til å formidle målet med – og behovet for – endringen på en forståelig måte. Skap et tydelig målbilde på hva endringen skal føre til og hva man sammen skal oppnå.
2. Involver medarbeiderne – Mennesker opplever endringer på veldig ulike måter, og lederne er ofte lenger fremme i prosessen enn medarbeiderne. Som leder må du engasjere medarbeiderne, lytte, adressere bekymringer og være tilgjengelig for spørsmål og diskusjoner. Legg opp til en prosess der medarbeiderne kan komme med sine erfaringer, innspill og ideer til utvikling av løsninger på hvordan endringen kan gjennomføres.
3. Lag en plan – Ledere som kommuniserer ofte og som er ærlige og transparente på det de kan kommunisere i de ulike fasene i en endringsprosess, vil redusere usikkerhet. Legg en plan for involvering og identifiser hvem man skal kommunisere med, hvordan man når dem, hvem som har ansvar for kommunikasjonen, sentrale budskap og hvor ofte man skal kommunisere.
4. Feil raskt og gå videre – I dag endres alt raskt. Bruker du for lang tid på å gjennomføre en endringsprosess kan situasjonen ha endret seg underveis. Sett i gang, gjør det «bra nok» og gjør en rask justering om det blir nødvendig. Ved å legge til rette for en «fail fast»-kultur, så tilrettelegger du for en organisasjon som preges av involvering, læring og innovasjon.