Praktisk bruk av KI: Fra kaotiske notater til perfekte referater

Modolf Moen er selvlært KI-entusiast og kommunikasjonssjef i Arbeid og Inkludering.

Slik kommer du i gang med KI

Modolf Moen er  kommunikasjonssjef i bransjeforeningen Arbeid &  Inkludering i NHO Service og Handel. Han har de siste par årene tatt i bruk ulike KI-verktøy for å effektivisere og forenkle sin egen arbeidshverdag. I fem artikler vil han dele sine erfaringer og gi tips til andre «ikke teknologer» som ønsker å ta i bruk KI som verktøy.

Les i morgen:  Slik kommer du i gang med KI i arbeidshverdagen

Referatskriving: En tidkrevende nødvendighet. Referater er en viktig del av mange arbeidsdager. De dokumenterer beslutninger og gir alle involverte en felles forståelse. Likevel kan det være krevende å balansere aktiv deltakelse i møtet med å ta detaljerte notater. Ofte ender man opp med stikkord som må tolkes og ryddes opp i senere – en prosess som kan spise opp verdifull tid.

Fra opptak til ferdig referat 

For å løse denne utfordringen har jeg utviklet en metode som kombinerer lydopptak, transkripsjon og KI. Jeg bruker verktøy som SpeakApp eller Trint til å ta opp og transkribere møtene. Deretter bruker jeg en spesialbygget GPT som er trent på tidligere referater fra organisasjonen. Modellen strukturerer teksten etter våre standarder, med overskrifter, underpunkter og tydelig markering av beslutninger.

Fordelene er tydelige 

Tidligere brukte jeg halvannen time på et typisk referat. Nå tar det 30 minutter. KI lar meg fokusere på diskusjonene i stedet for notatskriving. Resultatet er ikke bare raskere referater, men også bedre kvalitet. Modellen sorterer informasjonen, fremhever de mest relevante punktene og sikrer en struktur som gjør referatet enklere å lese og bruke.

Kvalitet og konsistens 

Ved å bruke KI kan jeg sikre jevn kvalitet på referatene. Modellen følger alltid samme format, noe som sparer tid for alle som bruker dokumentene som grunnlag for videre arbeid. KI fungerer som en pålitelig assistent som sørger for at ingenting blir oversett, og gir bedre dokumentasjon på kortere tid.

Slik setter du opp en KI for referater 

Start med et godt verktøy for lydopptak og transkripsjon, som SpeakApp eller Trint. Tren deretter en KI ved å laste opp eksempler på tidligere referater. Gi tydelige instruksjoner om hvordan teksten skal struktureres. Sørg for å ivareta personvernet ved å slette transkripsjonene etter bruk og innhente samtykke før opptak.

Effektivitet som skaper rom for mer 

Når referatene nesten skriver seg selv, kan du bruke mer tid på å analysere beslutninger og planlegge fremover. Med KI får du bedre referater og en mer produktiv møteopplevelse, der fokuset kan ligge på det som virkelig betyr noe.

Konklusjon

En smartere måte å jobbe på Ved å kombinere lydopptak, transkripsjon og en spesialbygget GPT kan du automatisere store deler av referatskrivingen. Dette sparer tid og sikrer høy kvalitet i dokumentasjonen. Med KI kan du delta mer aktivt i møter og levere bedre referater på kortere tid. Hvorfor ikke prøve?